對(duì)檔案進(jìn)行全宗的整理會(huì)更加簡(jiǎn)潔有效

檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上，采用更簡(jiǎn)潔、有效的方法，使整理的檔案便于保管和利用。檔案是要用于保管以及提供利用。在整理過(guò)程中，前面提到的一步就是全宗的組織，那么我們來(lái)認(rèn)識(shí)一下對(duì)全宗如何進(jìn)行組織呢？通常以通俗的定義來(lái)看，就是按照全宗群來(lái)組織和排列館藏全宗，即把統(tǒng)一時(shí)間、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗排列在一起以保持同類(lèi)全宗之間的聯(lián)系性。

檔案整理的兩大要素

①系統(tǒng)排列和編目

在正常條件下，檔案室接收文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機(jī)關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù)，主要是檢查案卷質(zhì)量，制訂館(室)內(nèi)分類(lèi)排列方案，進(jìn)行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工

②局部調(diào)整

對(duì)已接收但不完全符合整理要求的案卷，進(jìn)行必要的部分加工整理；對(duì)由于遭受損失、銷(xiāo)毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進(jìn)行新的系統(tǒng)化調(diào)整

對(duì)檔案的頁(yè)碼和編號(hào)進(jìn)行有效編制可以促進(jìn)整理工作效率

在檔案整理過(guò)程中，通過(guò)檔案頁(yè)碼、編號(hào)的有效編制，能夠促進(jìn)工作人員整理工作效率提高。在具體編制過(guò)程中，工作人員首先需要在全部檔案的右上角檔號(hào)章內(nèi)編寫(xiě)檔案號(hào)碼、所屬年份、館編件號(hào)、機(jī)構(gòu)代號(hào).保管時(shí)限、問(wèn)題代號(hào)等內(nèi)容。再根據(jù)檔案整理的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案低級(jí)至的順序進(jìn)行編寫(xiě)。有利于檔案案號(hào)編寫(xiě)效率提高，也為日后管理工作及查閱工作的開(kāi)展提供了便利。

積存零散檔案整理需要熟悉立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀

積存零散文件的整理，一般是從研究立檔的歷史沿革和檔案狀況開(kāi)始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點(diǎn)，才能正確地解決整理工作中一系列的實(shí)際問(wèn)題。對(duì)立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果，應(yīng)寫(xiě)成書(shū)面材料，通常稱(chēng)為“立檔單位和全宗歷史考證”，這個(gè)作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。